‍

‍

‍

Spain Student Housing como responsable del tratamiento de datos personales

‍

Preámbulo

Siendo SAN ANTONIO MANAGEMENT COMPANY, S.L Unipersonal (en adelante, SAN ANTONIO MANAGEMENT) la entidad RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, recabará y tratará los datos de carácter personal necesarios, además de realizar las notificaciones necesarias para la correcta tramitación de las operación de arrendamiento inmobiliario. 

Por este motivo, y en cumplimiento del artículo 28 Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos, RGPD), SAN ANTONIO MANAGEMENT se compromete a actuar en base a las siguientes 

‍

Cláusulas

PRIMERA - Objeto del encargo del tratamiento. 

El tratamiento consistirá en: recabar y gestionar los datos de carácter personal de los interesados que soliciten información sobre la oferta académica de SAN ANTONIO MANAGEMENT, con el fin de realizar la correspondiente tramitación de las operaciones de arrendamiento inmobiliario acordadas entre ambas partes (SAN ANTONIO MANAGEMENT y el interesado). 

Asimismo, SAN ANTONIO MANAGEMENT utilizará dichos datos para la correcta supervisión y comprobación del cumplimiento del reglamento establecido por la Universidad sobre el comportamiento y convivencia dentro de los espacios gestionados por la misma. 

‍

SEGUNDA - Identificación de la información afectada. 

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el ENCARGADO pone a disposición del RESPONSABLE la siguiente información relativa al interesado: 

• Nombre. 
• Apellidos. 
• Documento Nacional de Identidad o equivalente. 
• Imagen de rostro comprobante de la veracidad de la información identificada en el Documento Nacional de Identidad o equivalente. 
• Fecha de nacimiento. 
• Domicilio. 
• País de origen. 
• Correo electrónico de contacto. 
• Número de teléfono de contacto. 
• Identificación de contacto de emergencia principal. 
• Teléfono de contacto de emergencia principal.
• Correo electrónico de contacto de emergencia principal. 
• Identificación de contacto de emergencia secundario. 
• Teléfono de contacto de emergencia secundario.
• Correo electrónico de contacto de emergencia secundario. 

‍

TERCERA - Duración. 

El presente acuerdo tiene una duración igual al del acuerdo o contrato específico que regule la prestación del servicio principal entre SAN ANTONIO MANAGEMENT y el arrendatario. 

‍

CUARTA - Obligaciones del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

1. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.

2. Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.

3. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente. 

4. Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.

5. Asistir al interesado en la respuesta al ejercicio de los derechos de: 

1. Acceso, rectificación, supresión y oposición.
2. Limitación del tratamiento.
3. Portabilidad de datos.
4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

6. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos. El RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO notificará en el menor tiempo posible las violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas. La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, como mínimo:

1. Explicar la naturaleza de la violación de datos. 
2. Indicar el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información. 
3. Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales. 
4. Describir las medidas adoptadas o propuestas por el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos. 

7. Implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para:

1. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
2. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
3. Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
4. Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.

8. Una vez finalizada la prestación, y salvo que el interesado solicite su devolución, el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO se compromete a destruir aquella información que contenga datos personales que le hubiera sido transmitida por el interesado o a la que hubiera accedido en cualquier otra forma con motivo de la prestación del servicio. Para ello, aplicará las medidas físicas y lógicas que resulten adecuadas para garantizar que los datos personales incorporados a los distintos soportes son irrecuperables.

No obstante, lo previsto en párrafos anteriores, el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO podrá conservar los datos personales y la información tratada, debidamente bloqueados, en el caso de que pudieran derivarse responsabilidades de su relación con el interesado.

Transcurrido el plazo de prescripción de las acciones que motivaron la conservación de los datos personales, el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO deberá proceder a su destrucción del modo expuesto en los párrafos anteriores.

‍

QUINTA - Cesión de datos a proveedores de servicios. 

Con el fin de proveer al RESPONSABLE de la plataforma necesaria para la inscripción y registro de las solicitudes de información, así como para la realización de los trámites consecuentes del arrendamiento, SAN ANTONIO MANAGEMENT contará con el servicio auxiliar de colaboradores externos que ofrezcan la resolución a dichas necesidades. 

‍

SEXTA - Legislación y fuero. 

El RESPONSABLE se regirá por las estipulaciones contenidas en el mismo, en su defecto por lo dispuesto en el RGPD y en el resto de normativa de protección de datos personales, así como por lo dispuesto en el Código Civil y el Código de Comercio.

Las partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, en todo lo referente a la interpretación, aplicación o cumplimiento del presente contrato se someten a los Juzgados y Tribunales de Madrid. 

‍

‍

‍

Spain Student Housing como encargado del tratamiento de datos personales

‍

Preámbulo

Siendo SAN ANTONIO MANAGEMENT COMPANY, S.L Unipersonal (en adelante, SAN ANTONIO MANAGEMENT) la ENCARGADA DEL TRATAMIENTO, recibirá de la entidad colaboradora, quien ostenta la función de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, ciertos datos de carácter personal para la prestación del servicio que venga regulado por acuerdo específico. 

Por este motivo, y en cumplimiento del artículo 28 Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos, RGPD), ambas partes acuerdan libremente regular el encargo de tratamiento de conformidad con las siguientes

‍

Cláusulas

PRIMERA - Objeto del encargo del tratamiento. 

El tratamiento consistirá en: gestionar los datos de carácter personal de los interesados que soliciten información sobre la oferta inmobiliaria de SAN ANTONIO MANAGEMENT, con el fin de contactar a los mismos, así como recabar su información de carácter personal para la correcta tramitación de la operación de arrendamiento entre el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO y el solicitante.

Asimismo, SAN ANTONIO MANAGEMENT utilizará dichos datos para la correcta supervisión y comprobación del cumplimiento del reglamento establecido por la Universidad sobre el comportamiento y convivencia dentro de los espacios gestionados por la misma.

‍

SEGUNDA - Identificación de la información afectada. 

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el ENCARGADO pone a disposición del RESPONSABLE la siguiente información relativa al interesado:

• Nombre. 
• Apellidos. 
• Documento Nacional de Identidad o equivalente. 
• Imagen de rostro comprobante de la veracidad de la información identificada en el Documento Nacional de Identidad o equivalente. 
• Fecha de nacimiento. 
• Domicilio. 
• País de origen. 
• Correo electrónico de contacto. 
• Número de teléfono de contacto. 
• Identificación de contacto de emergencia principal. 
• Teléfono de contacto de emergencia principal.
• Correo electrónico de contacto de emergencia principal. 
• Identificación de contacto de emergencia secundario. 
• Teléfono de contacto de emergencia secundario.
• Correo electrónico de contacto de emergencia secundario. 

‍

TERCERA - Duración. 

El presente acuerdo tiene una duración igual al del acuerdo o contrato específico que regule la prestación del servicio principal entre SAN ANTONIO MANAGEMENT y la entidad colaboradora. 

‍

CUARTA - Obligaciones del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO y todo su personal se obliga a: 

1. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.

2. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Si el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, informará inmediatamente al RESPONSABLE.

3. Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga: 

• El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos. 
• Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable. 
• En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas. 
• Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad apropiadas que esté aplicando.

3. Dar apoyo al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
4. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, en los supuestos legalmente admisibles. Si el ENCARGADO debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
5. No subcontratar ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del encargado. Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al RESPONSABLE, con una antelación de al menos quince días hábiles, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el RESPONSABLE no manifiesta su oposición en el plazo establecido. El subcontratista, que también tendrá la condición de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO y las instrucciones que dicte el RESPONSABLE. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el ENCARGADO inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el RESPONSABLE en lo referente al cumplimiento de las obligaciones. 
6. Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
7. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente. 
8. Mantener a disposición del RESPONSABLE la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior. 
9. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales. 
10. Asistir al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO en la respuesta al ejercicio de los derechos de: 

• Acceso, rectificación, supresión y oposición.
• Limitación del tratamiento.
• Portabilidad de datos.
• A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, éste debe comunicarlo por correo electrónico al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

12. Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.

13. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos. El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO notificará al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 24 horas, y a través de comunicación escrita fehaciente, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas. Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

• Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
• El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
• Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
• Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos. Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

‍

Corresponde al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO comunicar, en el menor tiempo posible, las violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas. La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, como mínimo:

• Explicar la naturaleza de la violación de datos. 
• Indicar el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información. 
• Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales. 
• Describir las medidas adoptadas o propuestas por el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos. 

‍

14. Poner a disposición del RESPONSABLE toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realice el RESPONSABLE u otro auditor autorizado por él. 

15. Implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para:

• Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
• Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
• Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
• Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.

16. Si se designa un delegado de protección de datos se comunicará su identidad y datos de contacto al RESPONSABLE.

17. Una vez finalizada la prestación y salvo que el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO solicite su devolución, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO se compromete a destruir aquella información que contenga datos personales que le hubiera sido transmitida por el RESPONSABLE o a la que hubiera accedido en cualquier otra forma con motivo de la prestación del servicio. Para ello, aplicará las medidas físicas y lógicas que resulten adecuadas para garantizar que los datos personales incorporados a los distintos soportes son irrecuperables.

Una vez destruidos, emitirá un certificado de destrucción al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, donde relacionará la información, soportes físicos y documentación objeto de destrucción.

En caso de que el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO requiera al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO la devolución de los datos personales, éste deberá devolver al RESPONSABLE o a la persona que éste determine, aquella información que contenga dichos datos personales.

Dicha devolución implicará la entrega o puesta a disposición de los datos personales en un formato de uso común y de forma que, completada su devolución, el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO no tenga dependencia alguna de los sistemas o herramientas del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. 

Finalizado el proceso de devolución, el ENCARGADO deberá proceder a la destrucción de los datos personales presentes en los equipos informáticos y otros soportes por él utilizados.

No obstante, lo previsto en párrafos anteriores, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO podrá conservar los datos personales y la información tratada, debidamente bloqueados, en el caso de que pudieran derivarse responsabilidades de su relación con el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Transcurrido el plazo de prescripción de las acciones que motivaron la conservación de los datos personales, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO deberá proceder a su destrucción del modo expuesto en los párrafos anteriores.

QUINTA - Obligaciones del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

1. Comunicar a los interesados la cesión de sus datos de carácter personal al ENCARGADO y recabar su consentimiento al respecto. 
2. Entregar al ENCARGADO los datos necesarios para que pueda prestar el servicio.
3. Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del ENCARGADO.
4. Supervisar el tratamiento.

SEXTA - Responsabilidades.

El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO se compromete a cumplir con las obligaciones establecidas en el presente Contrato y en la normativa vigente, en relación con el presente encargo de tratamiento. Si el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO infringe lo establecido en el RGPD al determinar los fines y medios del tratamiento será considerado responsable con respecto a dicho tratamiento.

Además, ambas partes se comprometen a comunicar a la otra en caso de recibir notificación, por parte de alguno de los usuarios del servicio objeto del contrato que les vincule, de rescisión de la cesión de datos de carácter personal, al menos, dentro de los 15 días siguientes a la recepción de dicha solicitud.

SÉPTIMA - Modificaciones.

Cualquier modificación del contenido de este contrato, sólo será efectiva si se realiza de mutuo acuerdo entre las partes. A tal efecto, la parte que proponga la modificación, solicitará la conformidad escrita de la otra parte con, al menos, 15 días de antelación a la fecha efectiva de modificación, debiendo esta última dar su contestación por escrito, dentro de los 15 días siguientes a la recepción de la solicitud. La falta de contestación a la solicitud de modificación o la contestación fuera del plazo previsto para hacerlo, se entenderá como una no aceptación a la misma.

OCTAVA - Legislación y fuero.

El presente Contrato se regirá por las estipulaciones contenidas en el mismo, en su defecto por lo dispuesto en el RGPD y en el resto de normativa de protección de datos personales, así como por lo dispuesto en el Código Civil y el Código de Comercio.

Las partes contratantes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, en todo lo referente a la interpretación, aplicación o cumplimiento del presente contrato se someten a los Juzgados y Tribunales de Madrid.